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    社内メールのマナー

    「相談」「報告」…件名に明示

     新入社員がそろそろ本格的に仕事に取り組み始める時期。

     仕事の上で意外に注意が必要なのが、上司や先輩などとの連絡に便利な「社内メール」の使い方だ。心得ておきたいポイントを紹介する。

     社内の人に対し、口頭でなくメールを使う理由は、第一に、相手の都合のいい時に見てもらえること。そして、伝えるべき情報を形で残すことで間違いを避けられる点だ。

     社外へのメールは慎重になる人も、社内向けの場合は気を抜きがち。しかし、文字だけで伝えるメールは、送り手が相談のつもりで回答を待っているのに、受け手には意図が伝わらないなど、行き違いも起きやすい。「社内メールは上司への『ホウレンソウ(報告・連絡・相談)』で使うことも多いので、行き違いはトラブルの元になる」と、一般社団法人日本ビジネスメール協会(東京)代表理事の平野友朗ともあきさんは注意を促す。

     メールをうまく使うために、「まず気をつけるべきなのは件名です」と平野さん。件名に「お願い」「相談」「報告」「連絡」などの言葉を添えることが大事という。「クライアント○○社○○の件でご相談」「ご連絡:○○リポートが届きました」などだ。

     「メールを多く受け取る人は、件名で優先順位を判断することが多い。こうしたキーワードが入っていれば、相手は早めに目を通し、何らかの対応をしてくれるはずです」

     もちろん、文章も重要だ。内容が、速く、きちんと相手に伝わるようにしたい。

     例えば、「○○の件で2点、ご相談があります」とし、具体的な中身を〈1〉――〈2〉――と箇条書きにすればわかりやすい。なるべく改行し、段落ごとに行間を取る。文章が長いと読みづらい。一文は50文字以内に収めるといいという。

     同協会が昨年8月に発表した「ビジネスメール実態調査」によると、社外からのものも含め、受け取ったメールで不快に感じたことがある人は51%に上る。原因の1位は「文章があいまい」の38%。「件名(タイトル)が分かりにくい」も17%あった。「わかりにくいメール」は、相手に不快感を与える恐れがあることを認識しておきたい。

     社内メールは効率的に処理したいが、最低限のマナーは意識しよう。

     ビジネスマナー研修などを行う「インソース」(東京)常務の川端久美子さんは、「相手の名前を入れた後にすぐ本文を書き出す人もいますが、失礼と思われることも。『お疲れさまです』などのあいさつと自分の名前は書いたほうがいいでしょう」とアドバイスする。あまり付き合いのない部署の人であれば、最初は「いつもお世話になっております」でもよい。

     社内メールの文章は、語尾が「です」「ます」の丁寧語で。「させていただく」など謙譲語の多用は控えたい。

     もちろん、ミスの報告など、直接会って話すべきことまでメールするのは厳禁だ。急ぐ場合や重要な案件も、詳細をメールで送ったうえでひと声かけるようにしよう。

     「メールは、仕事を円滑に進めるためのコミュニケーションの道具。トラブルを招かないよう、配慮を忘れずに」と、平野さんは助言している。

    社内メールのポイント
    ・件名は具体的に。「お願い」「相談」「報告」「連絡」などの文字を入れるとよい
    ・文章は、メールの目的が相手にわかりやすいようはっきりと。箇条書きにできるものはする
    ・社内であっても、あいさつ、名前はきちんと書く
    ・言葉は丁寧語で。過剰な敬語は、くどいと感じることも
    (平野さん、川端さんの話をもとに作成)
    2015年04月16日 Copyright © The Yomiuri Shimbun
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