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    異動や転職のあいさつ、どうする?

    基本は対面・電話・手紙で

     会社の人事異動や転職で職場が変わる際、取引先や顧客へのあいさつは欠かせない。メールは簡単に連絡できて便利だが、礼を失しないように気配りをしたい。

     東京のマナースクール「シェリロゼ」の社長、井垣利英としえさんは「異動や転職という節目のあいさつは電子メールで済まさず、仕事でお世話になった相手に感謝の気持ちを直接伝えることが大切です」と話す。

     あいさつは異動前、転職前にする。人事を公表していい時期を確認しておく。

     あいさつの方法は、相手との関係性による。相手のおかげで自分は仕事面で大きく成長できたと考えるなら、足を運んで会いに行き、謝意を伝える。「別の仕事でまた、ご一緒することがあるかもしれません。それまで築いた人脈を大切にしましょう」と井垣さん。

     相手が忙しくて会えないなら、電話で伝える。面会や電話でコミュニケーションを取るとよりよい関係につながるという。電話も難しければ、自筆の手紙を送る。事務連絡でいい相手にはメールにする。

    メールはひと言加えて

     井垣さんが受け取ったあいさつ状の中には、「会社の整理縮小で辞めます」「仕事がなくなり、実家に帰ります」など、無念さのにじむ文面もあったという。

     「自分の発した言葉は自分に跳ね返ってきます。状況が厳しいほど『さらに成長していきます』など前向きな言葉を書きましょう。もらった方も応援したくなります」と井垣さんは話す。

     実際には、異動や転職の知らせをメールで送ることもある。

     日本サービスマナー協会のマナー講師、伊藤厚子さんは、「面会や電話と異なり、メールの利点は相手が都合のよい時に読める。時候のあいさつは省いても、マナー上、差し支えありません」と説明する。

     定型文を使い、同じ内容を大人数に一斉に送る場合でも、単なる事務連絡では失礼と受け取られそうな相手には、謝意などをひと言添えたい。

     お世話になった相手にメールを送る場合は、「一度ごあいさつにうかがってもいいでしょうか」「本来お会いしてごあいさつすべきところをメールで失礼致します」と最後に書き加える。後日、足を運べた時に「近くまで立ち寄りましたので」とあいさつする。

     伊藤さんによると、あいさつを忘れて相手からクレームを受けるケースもある。「特に顧客、取引先へのあいさつは忘れずに。後任者を伝え、社内でも業務の引き継ぎを」と注意を促す。

    2016年02月25日 Copyright © The Yomiuri Shimbun
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