デジタル化で机上すっきり

このソフトがあれば、机の上がきれいになるかも？

　仕事場の机がすぐに書類の山になってしまうため、文書をスキャナーで読み取って、パソコンで整理することにした。できれば画像ファイルではなく、ＰＤＦファイルや、ワープロソフト「ワード」などの文書ファイルに変換して保管したい。それが可能なソフトがあると聞いて、試してみた。（中島達雄）

STEP１  スキャン後にＰＤＦ出力

　ソフトは「いきなりＰＤＦコンプリート」。印刷物をスキャナーから読み込んでＰＤＦ化するソフト（フロム・スキャナ）や、ＰＤＦをマイクロソフト・ワードなどのファイルに変換するソフト（トゥー・データ）、ＰＤＦ編集ソフトがパックになっている。

　まずフロム・スキャナを立ち上げ、スキャナーで新聞の縮刷版を読み込んだ。読み込みが終わったら、「ＰＤＦ出力」というボタンをクリックするだけ。ＰＤＦ化の過程で自動的に文字認識機能が働くので、できあがったファイルは文字列検索が可能。パソコンの中などに保存してある画像ファイルも同様にＰＤＦ化できる。

STEP２  文字認識データ付加

　次にトゥー・データで、文字の抽出が難しいＰＤＦファイルの文字認識に挑戦した。ファクスがＰＤＦ化されている場合などがこの例に当てはまる。「作成ファイル」で「ＰＤＦ（透明テキスト付き）」を選択。まずレイアウトの認識が始まる。

　文書の各部分が５色の枠で囲われた画面が現れた。枠は認識範囲を、枠の色は認識した属性を示している。赤色は横書き文字、緑色は縦書き文字、青色は表、といった具合だ。範囲や属性が間違っていれば、「編集」の操作で修正できる。「読取」をクリックすると、文字認識が始まり、文字データ付きのＰＤＦファイルになった。

STEP３  ワード形式へ変換可能

　トゥー・データで新聞をワードのファイルにしてみよう。「作成ファイル」で「Ｗｏｒｄ」を選び、ＳＴＥＰ０２と同じように対象のＰＤＦファイルを読み込む。

　認識結果の修正作業はとりあえず飛ばして「読込」をクリックすると、新聞そっくりのレイアウトの文書が出来上がった。複雑なレイアウトが、ほぼそのままワードのファイルになったのは驚きだ。

　ワードのファイルなら、修正や検索も簡単。気に入ったレイアウトの印刷物を読み込んで、それを参考にしながら新しい文書を作るのもいい。同様に、エクセルやパワーポイントのファイルにも変換できる。

エクセルにも変換

いきなりＰＤＦ　コンプリート４　ＵＳＢメモリ版
　ワードやエクセルを結合してＰＤＦにしたり、作成したＰＤＦを編集したりできる。ＰＤＦをワードやエクセルに変換したり、画像化されている文章をテキストとして読み取ったりすることも可能。スキャナーで読み取ったデータをＰＤＦにすることもできる。ソースネクスト　標準価格９８５０円

ＰｒｉｍｏＰＤＦ　日本語版
　多彩なデータをＰＤＦにできる無料ソフト。ワード、エクセル、パワーポイントなど印刷可能なファイルから、簡単に変換できる。ＵＲＬはhttp://www.xlsoft.com/jp/products/primopdf/（ＹＯＭＩＵＲＩ　ＰＣ編集部）