電子印鑑で文書に決裁

　Q　社をあげてペーパーレス化に取り組んでおり、社員から「文書を電子化してパソコンでやりとりしてはどうか」と提案されました。その際、電子印鑑が必要となるようですが、どういうものでしょうか。（北海道　７３歳　会社社長）

　A　電子印鑑は印鑑をデータ化したもので、マイクロソフトのワードやエクセルなどのソフトで作った文書に押すものです。ペーパーレス化が進んでも、捺印（なついん）するという慣習は変わらず、押す対象が紙から電子文書に変わったというわけです。電子印鑑のデータを細かく設定することで、実際の印鑑と同様の効力を持たせることもできます。（小日向邦夫）

STEP１  パスワードを設定

　まずは普段使う電子印鑑のデータを収めたファイルを作ります。「管理ツール」を起動して「新規作成」を選び、印鑑を押す際のパスワードを設定します。ファイルには、「事業部の印鑑データ」など適当な名前を付けます。

　なおソフトには電子印鑑のサンプルが付いていますが、ソフト上で自作はできません。自分の名前入りなどオリジナルの電子印鑑は別途、注文する必要があります。

STEP２  押したい所をクリック

　次は「捺印ツール」を使い、ワードで作った文書に実際に捺印してみましょう。

　ワードの文書を開きます。このソフトを入れると、ワードの入力画面の上欄に印鑑型の「捺印ボタン」が表示されるので、これを選択。押したい場所をマウスでクリックすると、「パソコン決裁ログイン」の画面が出ます。ここにパスワードを入力すると捺印できます。位置の調整やサイズ変更も可能です。

STEP３  保護されたら削除不可

　所定の場所に押された印面は、画面上欄にある鍵のボタンをクリックすることで保護されます。一度保護した印面は文書から削除できません。

　印面のスタイルも細かく設定できます。捺印ツールを起動し、変更したい印面を選択して「印面プロパティ」、「印面」の順で入力欄を表示させます。日付入り印の月日の変更をしたり、手で押した風に印面を斜めに傾けたりできます。

　パソコン決裁６

　ワードやエクセルなどで作った文書に押印できるシヤチハタの電子印鑑ソフト。今回使用したのは、９０日間限定の「試用版」で、ホームページから無料でダウンロードできる。パッケージ版の「スタンダード・エディション」は、標準価格３万１２９０円。

　＜おすすめ関連情報＞ＡＤＯＢＥ　ＡＣＲＯＢＡＴ　９　ＳＴＡＮＤＡＲＤ（アドビ　アクロバット　９　スタンダード）

　ＰＤＦ（電子文書）ファイルを作成するソフト。ワープロなど他社のソフトから作成ができ、パソコンの環境に依存しない文書ファイルが作れる。「パソコン決裁」では、アクロバットのプラグイン機能で「Ａｃｒｏｂａｔ用　捺印ツール」が使える。アドビシステムズ 標準価格３万６５４０円（メディア戦略局ＩＴ事業部）