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チャットは公文書なのか?…自治体で活用急拡大、ルールまちまち

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 インターネット上で複数との会話を同時にできるチャットアプリを活用する自治体が増えている。新型コロナウイルスでテレワークが増える中、迅速に情報共有できるためで、1年あまりで全自治体の約3割が導入するほど急成長したアプリもある。ただし、通信内容を公文書とするかどうかは対応がまちまちで、専門家からは一定のルールに基づく適切な管理の必要性を指摘する声が出ている。(南暁子)

■導入582か所

 チャットアプリのチャット(chat)は「おしゃべり」を意味する英語で、スマートフォンなどを使って文字で通信する仕組みを指す。メールと異なり、短文を会話感覚でやりとりできるのが特徴だ。

 自治体向けのチャットアプリ「LoGoチャット」は、2019年11月の提供開始から今年2月までに、1700超の全自治体のうち、582自治体が導入。運営するトラストバンク(東京)によると、1年間の無料試行サービスが人気で、昨年2月以降、コロナ下で在宅勤務する職員との連絡体制の強化などで申し込みが急増したという。

 国内で約8600万人が利用する無料通信アプリ「LINE」のビジネス版「ラインワークス(LW)」も17年2月にサービス提供開始以来、増加傾向にある。

 運営するワークスモバイルジャパン(東京)は、自治体の導入総数を公表していないが、導入例としてはホームページ上などで大阪府、大阪市、京都市、東京都杉並区など4府県5区市町が明らかになっている。

■電話の代用

 このうち、通信内容を公文書として管理するのは大阪府、大阪市、京都市の3自治体。岩手県は、移住希望者からの相談に活用し、要点を記した資料を公文書と位置づけていた。

 これら4自治体は条例や規則に基づき、通信内容をハードディスクに記録するなどして「1年未満」「3年」など、一定期間、保存する運用とし、情報公開請求の対象となる。

 災害時などの迅速な対応のために18年から導入した大阪市では、松井一郎市長が施策や新型コロナ対応などの幹部との協議で活用している。

 読売新聞の情報公開請求で開示された文書によると、大阪府内の新規感染者数が490人となり、当時の過去最多を記録した昨年11月22日に松井市長や副市長ら幹部9人が今後の対応を協議。重症病床使用率が50%を超える状況になった場合を想定し、松井市長が「飲食店の時短営業を要請するつもり」と方針を説明し、補償額として、国と府の30万円に「市で20万円を上乗せする」と明かしている。

 一方、神奈川県、愛媛県、静岡県浜松市、東京都杉並区、北海道美瑛町の5自治体はLWのやり取りを公文書と位置づけていない。杉並区を除く4自治体は、情報公開請求の対象を公文書に限っているため、情報公開請求しても、「文書不存在」として非公開になる。

 公文書扱いしない理由について、浜松市は「一定期間はアプリ内に残るので、関係者が振り返るには十分」と回答。残り4自治体は「電話の代用として、意思決定に関わらない範囲で使っているため」とした。

緊急対応の記録 長期管理が必要

 NPO法人・情報公開クリアリングハウス(東京)の三木由希子理事長の話「通信記録を『誰が、いつまで、どのように保管するか』のルールがないと、重要な内容が短期に失われたり、恣意しい的に修正されたりする恐れがある。メールなど他のツールと同様、自治体ごとに定めた要件を満たせば全て公文書と位置づけるべきだ。新型コロナをはじめとする緊急対応の記録は検証に不可欠で、長期間、管理していくことが求められる」

国は公文書扱い 自治体管理法の対象外

 省庁や独立行政法人など国の機関を対象に、公文書とするべき資料の範囲や管理方法などを定めた公文書管理法は、公文書を「職務上作成・取得した文書で、組織的に用いられ、保有しているもの」と定義。メールなどの電磁的記録も対象に含めている。

 同法を所管する内閣府によると、「チャット機能のあるSNSは、一部の省庁で導入済みで、法の要件を満たせば、公文書に位置づける必要がある」とした。

 だが、自治体は同法の対象外で、内閣府担当者は「自治体の自主性も尊重せねばならず、一律に『国と同様、チャットも公文書とするべきだ』とは言えない」としている。

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1890070 0 政治 2021/03/06 07:37:00 2021/03/09 17:18:48 2021/03/09 17:18:48 https://www.yomiuri.co.jp/media/2021/03/20210306-OYT1I50025-T.jpg?type=thumbnail

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